Coopservice nasce nel 1991 dalla fusione di due cooperative reggiane con oltre vent'anni d'esperienza nei servizi di pulizia e di vigilanza privata. La società si afferma ben presto nel panorama italiano dei servizi alle imprese e alla collettività, grazie alla sua dinamicità, propensione all'innovazione unita al desiderio di soddisfare i bisogni dei clienti con prodotti di alta qualità.

Coopservice è oggi leader di mercato con un'offerta di servizi integrati quali: pulizia e igiene ambientale, lavaggio e gestione biancheria ospedaliera, vigilanza e sicurezza, movimentazione merci e logistica, raccolta e smaltimento rifiuti speciali, gestione tecnica immobili e impianti. I dati 2003 confermano l'ascesa del gruppo: 10.000 addetti, un fatturato consolidato di 314 milioni di euro e un patrimonio netto di 50 milioni di euro.

Descrizione del prodotto
Gesiv è un software applicativo destinato agli Istituti di Vigilanza. Sviluppato appositamente per IBM AS/400, permette di sfruttare al meglio le potenzialità del sistema operativo e seguirne gli standard. Il flusso logico delle informazioni segue una "metodologia" di lavoro, che consente una puntuale e ordinata gestione dell'azienda ed un facile accesso alle informazioni, reperite in base alle diA?verse tipologie di utenza.
Gesiv è un vero e proprio cruscotto gestionale per gli Istituti di Vigilanza in quanto è in grado di conoscere le diverse problematiche da affrontare, organizzare tutte le informazioni aziendali ed infine controllare, attraverso un quadro di sintesi, tutte le aree funzionali, operative e qualitative.

Gesiv è un prodotto realizzato e distribuito da ISA S.p.A.

Sono presenti all'intervista:
Vladimiro Ferretti, responsabile comunicazione e immagine di Coopservice
Tazio Lorenzini, direttore sistemi informativi di Coopservice
Roberto Olivi, direttore divisione sicurezza di Coopservice

Come è nata la vostra collaborazione con ISA?
Il Gruppo Coopservice necessitava di un prodotto pronto all'uso per la divisione Vigilanza e Sicurezza. Abbiamo esaminato sia le diverse offerte presenti in Internet sia il materiale promo-pubblicitario che giunge in azienda, ed abbiamo scelto Gesiv di ISA in quanto era l'unico prodotto che girava su piattaforma AS/400.
Potete delineare la situazione precedente all'utilizzo di Gesiv?
La divisione Sicurezza e Vigilanza si trovava in una situazione non completamente omogenea con ampie aree di razionalizzazione e di miglioramento delle risorse. Le nostre filiali possedevano procedure operative uguali ma utilizzavano strumenti gestionali diversi. Era quindi necessario avere una piattaforma unica, un sistema omogeneo per tutte le filiali. Ad eccezione di alcuni programmi studiati ad hoc per specifiche esigenze, le informazioni non circolavano nel modo dovuto tra le diverse filiali e la sede centrale.
In che modo ISA ha risposto alle vostre esigenze?
Gesiv offre una gestione integrata del sistema, fornisce una chiave di lettA?ura dei nostri servizi, è un vero e proprio cruscotto gestionale. L'interfaccia con il nostro software si è rivelata semplice e stabile. Infatti Gesiv è strutturato in modo da poter essere collegato con facilità ad altri gestionali.
Quali sono i principali benefici offerti da Gesiv?
Gesiv permette di migliorare il dialogo all'interno dell'azienda, delle sue filiali e soprattutto la comunicazione con il cliente. Il linguaggio comune a tutti è un beneficio estremamente positivo così come l'uniformità dei sistemi. Inoltre la ricchezza del pacchetto allenta il data base e, di conseguenza, vi è un recupero in termini di gestione dei servizi.
Potete descriverci il processo di implementazione?
Inizialmente il progetto ha interessato le aree legate alla fatturazione dei servizi. Grazie a Gesiv è stata effettuata una complessa opera di integrazione, arricchimento e standardizzazione della raccolta e archiviazione delle informazioni. Questo ha permesso l'avviamento delle aree più operative quali ad esempio i servizi delle guardie (turnazioni, permessi, malattie, retribuzione). l sistema per la divisione Sicurezza è stato successivamente integrato con il livello della parte amministrativo/contabile ed esteso ai centro di costo. Un "derivato" di Gesiv riguarda la gestione dell'autoparco. Il modulo è autonomo e trasversale a tutte le divisioni e società del gruppo, risponde a tutte le nostre problematiche che insorgono nella gestione di un autoparco quali ad esempio la gestione dei sinistri attivi e passivi, delle pratiche legali, delle multe, ecc.
In quanto tempo avete implementato le vostre filiali?
La fase di implementazione è tuttora in corso. La collaborazione con ISA è nata alla fine dello scorso anno. In pochissimo tempo abbiamo realizzato insieme un'enorme mole di lavoro, che contiamo di concludere entro il 2004.
Con quali modalità ISA vi ha supportato nel progetto?
Praticamente in tutto. Dalla configurazione del sistema al settaggio alla formazione. ISA ha proposto delle soluzioni ottimali, integrate nel prodotto, da noi accolte favorevolmente.
ISA si è dimostrato un partner più che affidabile e soprattutto competente in materia. Ha espresso inoltre una capacità di ascolto ed un'attenzione particolare nel rispondere alle nostre esigenze, doti non facilmente riscontrabili sul mercato. Abbiamo anche concordato un piano di formazione. Il personale ISA ha provveduto alla formazione in due filiali pilota. A loro volta le filiali hanno formato gli altri utenti. Un sistema che dà i suoi frutti: il collega che fa formazione è più accettato come docente in quanto vive quotidianamente gli stessi problemi.
Potete fare qualche esempio pratico di cosa è cambiato rispetto al passato?
ISA si è adoperata per risolvere le problematiche interne al gruppo nell'ambito dei servizi al personale. Gestire 11 filiali, sparse su tutto il territorio nazionale, significa avere un numero consistente di contratti con problematiche territoriali diverse da zona a zona. ISA ha implementato il software con pacchetti studiati ad hoc, adattabili alle singole esigenze territoriali. Mentre prima avevamo un applicativo staccato, grazie all'interfaccia con la parte contabile, ora tutto è consuntivato. Siamo in grado di emettere direttamente la fattura al cliente (con le ore di lavoro aggiornate) e calcolare la corretta retribuzione del personale impiegato una materia piuttosto delicata quella della fatturazione al cliente e della "busta paga" al personale.
Con l'utilizzo di Gesiv, sistema integrato, avete notato qualche cambiamento a livello di gestione, una riduzione nei costi diretti?
Con numerose filiali il gruppo Coopservce percepisce maggiormente, rispetto ad altre aziende, il problema di standardizzare e uniformare le procedure. Un'azienda monosede è più abituata a ragionare in termini di costi diretti. Per noi è difficile misurare, come in tutti i progetti informatici complessi, i costi/benefici derivanti dall'utilizzo di Gesiv. icuramente è migliorato il costo relativo alla gestione dell'autoparco, dove abbiamo rilevato un taglio drastico. Inoltre abbiamo notato un notevole risparmio in termini di energie fisiche e di stress da parte del nostro personale impiegato in ore di lavoro, per controllare turnazioni, malattie, permessi.
Un esempio?
Su 38.000 fatture annuali 35.000 vengono trattate con Gesiv. In passato erano necessari molti passaggi e le fatture venivano imbustate e spedite manualmente.
Ora con Gesiv tutto è automatico ed è direttamente fatturato. A tutt'oggi non siamo in grado di quantificare i reali risparmi ma siamo fiduciosi in un futuro recupero dei costi. Inoltre non consideriamo Gesiv un costo, bensì un investimento. Il ritorno dell'investimento è lampante. E' misurabile in termini qualitativi più che quantitativi. Sono diminuiti i disservizi al cliente e le perdite di tempo dovute alla ricerca di informazioni in ambiti diversi. Tutto è ora sotto controllo. La fattura è già a terminale: possiamo stampare e rispondere in tempo reale alle richieste del cliente. Di conseguenza migliora la comunicazione con il cliente che percepisce immediatamente il cambiamento di qualità del servizio offerto. .
Ritenete che ISA sia cresciuta professionalmente dopo l'esperienza con Coopservice?
Assolutamente si. Lo scambio di esperienze, di competenze è reciproco. La realtà italiana nel settore degli istituti di vigilanza è alquanto frammentata. Ad un numero di società esistenti corrisponde un numero uguale di Istituti di vigilanza. Per rispondere alle esigenze di Coopservice, ISA ha acquisito la capacità di lavorare in un ambiente più complesso: 11 filiali con un obbiettivo comune ma con specificità divA?erse. Ha creato un pacchetto filiali con un investimento oneroso in termini di mese/uomo, rispettando il budget iniziale.
Avete nuovi progetti nel cassetto da condividere con ISA?
Innanzitutto è necessario portare a pieno regime il progetto esistente. L'avvio della gestione delle procedure riguardanti le centrali operative è un altro obiettivo a breve. Inoltre sono allo studio alcuni tipi di applicazione relativi al campo della qualità.